Méthodologie de reprise de contenu pour un import manuel

Importer manuellement des contenus dans un nouveau site internet peut vite devenir un casse-tête si l’on ne dispose pas d’une méthode solide. Entre les textes, les images, les métadonnées et les multiples versions de documents, il est facile de perdre le fil. 
Pour éviter les erreurs et accélérer le travail, il est essentiel de se baser sur une organisation claire, avec un un tableau de suivi, des dossiers de livraison bien structurés et d’un formatage homogène des contenus.

Dans cet article, on vous guide pas à pas pour la mise en place d’une méthodologie éprouvée et indispensable pour une intégration de contenu manuelle  : quels éléments intégrer dans chaque dossier, comment présenter vos contenus dans un fichier Word, et comment optimiser votre rédaction.

Tableau de suivi d'imports de contenus.

Un tableau de suivi est indispensable car il offre une vision globale et immédiate de l’avancement du projet. Il facilite la coordination entre les rédacteurs, les chefs de projet et les intégrateurs de contenu, ce qui permet à chacun de travailler en parfaite synchronisation. 
Ce document constitue véritablement la colonne vertébrale de tout import manuel réussi. Grâce à lui, les erreurs, qu’il s’agisse de doublons ou d’oublis, sont fortement réduites : il assure une traçabilité complète lors de l’import de contenu. 
Les colonnes principales du tableau sont : 

• Arborescence
  • Niveau 0
  • Niveau 1
  • Niveau 2
• Titre de la page
• Title 60 caractères maximum espaces inclus
• Meta description 170 caractères maximum espaces inclus
• Configuration url (path en relatif)
• Statut d’intégration : A faire, En cours, Terminé
• Personne : si vous êtes plusieurs à intégrer le contenu, pour savoir qui s’occupe de quelle page

Remplir les colonnes title, meta description et configuration url dans ce tableau ont un double but : 

• S'assurer que les méta-données n'ont pas été oubliées lors de la rédaction des contenu et pouvoir les rédiger dans une session dédiée si tel est le cas
• Avoir la liste des nouvelles urls et faciliter ainsi la création de redirections 301 en cas de refonte de site

Dossiers de livraison des contenus

Un dossier de livraison de contenus va permettre de regrouper, organiser et transmettre les contenus à importer dans un site web. Chaque dossier correspond généralement à une page, une section, un template ou un ensemble cohérent de contenus.

L’objectif est simple : fournir à l’équipe d’intégration un package complet, clair et autonome, sans qu’elle ait à chercher des informations ailleurs et à complexier la récupération des médias (par exemple une image insérée directement dans un fichier Word est pénible à récupérer pour l'insérer dans le site web). Cela permet de réduire les erreurs grâce à structure standardisés et d’importer plus rapidement.

Le rangement attendu du dossier de livraison est simple, il est similaire à l’arborescence du site internet : 

• Dossier rubrique N0
  • Sous dossier rubrique N1
    • Sous sous dossier rubrique N2
      • Un document "Titre exemple 1" qui comprend tous les éléments qui composent la page
      • default.png : un exemple d'image
      • image-dans-contenu.png : exemple d'une autre image présente dans le contenu
      • pdf_test_sample.pdf : un exemple de pdf déposé
    • Sous sous dossier rubrique N2
  • Sous dossier rubrique N1
  • Sous dossier rubrique N1
• Dossier rubrique N0
  • Sous dossier rubrique N1
  • Sous dossier rubrique N2
• Dossier rubrique N0
  • Sous dossier rubrique N1
    • Sous sous dossier rubrique N2
    • Sous sous dossier rubrique N2
  • Sous dossier rubrique N1
• Etc.

Eléments à mettre dans chaque dossier

Chaque dossier doit contenir plusieurs éléments essentiels pour faciliter l'intégration des contenus. Voici la structure la plus efficace :

• Le contenu textuel dans un fichier word, ou d’un logiciel texte alternatif, comprenant tous les éléments présents sur la maquette du type de contenu correspondant :
  • Le texte finalisé, relu, mis en forme et validé
  • Les métadonnées : title, meta description, les balises Hn (H1,H2,H3), alt text des images, slug de la page.
  • Instructions d’intégration (notes précisant les composants à utiliser, les variantes, les contraintes ou les comportements attendus).
• Médias associés :
  • Les images bien nommées, sans espace et caractères spéciaux
  • Les fichier PDF bien nommés, sans espace et caractères spéciaux
  • Les vidéos bien nommées, sans espace et caractères spéciaux, si elles ne sont pas hébergées sur une autre plateforme
  • Les fichiers audios bien nommés, sans espace et caractères spéciaux, s’ils ne sont pas hébergés sur une autre plateforme 

Exemple de composants dans un fichier word

Le document n’est pas qu’un simple enchaînement de texte, il doit guider l’intégrateur en précisant les champs, les paragraphes, la mise en forme à utiliser lors de la création de contenu dans le back-office du site internet.

Vous pouvez construire le document en utilisant ces champs : 

• Type de contenu utilisé : page de base, page portail, page d’actualité, page spécifique, etc.
• Titre H1 de la page
• Chapô
• Nom de l'image mise en avant, nommée à l’identique à l’image déposée dans le fichier
• Composition de la page :
  • Éditeur de texte wysiwyg avec construction du texte comme sur word :
    • Gras, italique, ancre du lien + lien , Médias (Nom des images, vidéos, audio, pdf avec le nom exact du média disponible dans le dossier ou url video/audio si hébergé sur une plateforme externe), liste à puces, etc.
    • Les titres doivent être précédés par la balise Hn correspondante
  • Accordéon
  • Bloc de mise en avant
  • Tableau
  • Iframe
  • Etc. en fonction des composants disponibles sur la maquette correspondante au type de contenu utilisé
• Title
• Meta description 

Aide à la rédaction de contenus

Si vous débutez dans la rédaction de contenu pour un site web, vous pouvez consulter notre guide des règles éditoriales et bonnes pratiques pour améliorer votre SEO 

Quand rédiger le contenu d'un site internet et mettre en place le tableau de suivi ainsi que le dossier de livraison ?

Le contenu est souvent le grand oublié lors des étapes de création d'un site internet car l'import de contenu manuel a lieu lors de la phase de recette client, après la validation fonctionnelle du site sur l'instance de préproduction. Ce n'est donc pas rare que l'on pense avoir le temps de s'occuper des contenus plus tard, sauf que le quotidien et ses urgences font qu'on se retrouve en phase de recette sans contenus rédigés et validés. 
Par conséquent, le projet prend du retard sur les délais prévisionnel et peut avoir de plus gros impacts négatifs si une campagne de communication est prévue au planning...

Etant donné que le tableau de suivi et le rangement dans le dossier de livraison se basent sur l'arborescence du nouveau site, le moment idéal pour rédiger son contenu est dès que l'arborescence est validée ! En plus, c'est à ce moment-là qu'on identifie les types de contenus à designer. Réfléchir à vos contenus dès l'étape de conception graphique du projet vous permet de mieux cibler vos besoins et de briefer le designer sur ce que vous allez réellement mettre dans vos pages. Quand le site part en développement, vous aurez du temps disponible pour rédiger et être prêt quand votre agence vous livrera le site internet.

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