Comment rédiger un bon cahier des charges pour la création de son site internet ?

Le cahier des charges est un document central dans le cadre d’une création de site internet. Ce document contractuel doit être structuré en différentes étapes claires précisant le besoin, les prestations attendues, les objectifs et les contraintes (techniques, juridiques ou budgétaires).

Ce document étant primordial, il doit être rédigé sérieusement afin de ne pas perdre de vue les objectifs et donner une direction claire du périmètre auprès de l’équipe chargée de la création du site internet.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ou CCTP (cahier des clauses techniques particulières) ?

Ce document sert à expliciter les besoins du projet et à suivre l’exécution du contrat tel qu’il a été prévu. Dans le cadre d’une création de site internet, il précise les clauses techniques détaillées, les normes à appliquer, les cibles et les modalités d’exécution. Un cahier des charges sécurise le déroulement du projet et limite les litiges.

Dans un marché public, le cahier des charges est le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et il est  la pièce maîtresse de l’appel à projet. C’est un des documents contractuels qui fixe les clauses techniques nécessaires à l’exécution du marché et il fait partie des pièces constitutives du dossier de consultation des entreprises pour répondre à un appel d’offres.

Qui écrit le cahier des charges ?

Un cahier des charges fonctionnel peut être rédigé par l’acheteur lui-même ou le rédiger en collaboration avec un AMOA (assistant à Maîtrise d’Ouvrage). Ce dernier est là pour vous accompagner à la rédaction du document afin de préciser les idées, définir les besoins et les transmettre de manière claire, précise et impartiale. Il peut également vous suivre durant le déroulement du projet pour assurer le pilotage du projet avec le prestataire choisi.

Dans le cadre d’une refonte de site internet, des ateliers UX/UI peuvent être menés en amont de la rédaction. Ces ateliers permettent d’identifier les problématiques de l’existant, définir les différentes cibles et de mieux comprendre leurs attentes afin d'aboutir à la rédaction d’un cahier des charges pour la création d’un site web adapté à leurs besoins. 

Quoi mettre dans un cahier des charges fonctionnel pour la création d’un site internet ?

La structure d’un cahier des charges ou cctp est structurée de telle manière : 

• Présenter le projet et le contexte
• Définir les besoins, les contraintes et le résultat attendu
• Décrire le périmètre du projet avec précision
• Rédiger les modalités d’exécution
• Lister les ressources nécessaires (à disposition et à mobiliser)
• Annoncer le délai attendu et le budget souhaité

Présenter le projet et le contexte

Au début de la rédaction, il est nécessaire de présenter l’entreprise, l’association ou la collectivité  en mettant en avant les principaux domaines d'activités, sa vision et ses valeurs.

Vous pouvez également annoncer l’équipe qui va suivre le projet en interne, les services concernés.

Définir les besoins, les contraintes et le résultat attendu

Dans le cadre d’une création de site mais surtout dans le cadre d’une refonte, décrivez les problématiques rencontrées avec l’existant. C’est ici que vous détaillez le but de votre projet, les enjeux, vos besoins ainsi que ceux de vos utilisateurs (notamment ce qu’il est ressorti des ateliers UX/UI s’il y en a eu) et les normes à respecter :

• La performance ;
• La sécurité ;
• L'ergonomie ;
• La compatibilité aux différents supports web ;
• L’accessibilité ;
• L’éco-conception ;
• Etc.

A la fin de cette partie, on introduit le périmètre du projet qui va permettre de décrire en détail les besoins fonctionnels du site internet. Ne soyez pas vagues dans vos besoins car ce qui vous paraît évident pour vous peut avoir un autre sens pour quelqu'un d'autre.

Décrire le périmètre du projet avec précision

Cette partie est celle qui peut nécessiter un accompagnement AMOA afin de décrire les fonctionnalités attendues de manière détaillée. Exemple de fonctionnalités complexes : 

• Un ou plusieurs moteurs de recherches,
  • Et s’il peut contenir des filtres ou non ;
  • Si filtres il y a, est-ce qu’ils interagissent entre eux ou non ;
  • Etc.
• Un système de réservation en ligne,
  • Est-il relié à un outil externe comme Calendly ou faut-il le développer sur-mesure?
• Un espace connecté pour les utilisateurs
  • Y a-t-il plusieurs cibles ?
  • Voient-ils les mêmes contenus selon le type d’utilisateur ?
  • Que peuvent-ils faire dans cet espace connecté ?
• Un système de favoris
  • Concerne-t-il toutes les pages du site ou seulement certaines parties ?
• Un ou plusieurs formulaires
  • Listez-les
• Un site multilingue
  • Combien de langues ?
  • Est-ce que vous souhaitez une traduction des pages en conservant la structure du site à l'identique dans toutes les langues, ou souhaitez-vous créer des pages dans différentes langues indépendamment de la langue initiale du site ?
  • Les contenus traduits sont ajoutés à la main ou vous souhaitez une traduction automatique en ligne via un outil externe ?
• Un type de connexion complexe (SSO, France Connect, etc.)
• Les interconnexions externes comme les API, la réception de contenus, inscriptions newsletters dans un CRM, etc.
  • Combien va-t-il y en avoir ?
  • Lesquelles ?
  • A quoi servent-elles ?
  • Pour les newsletters, précisez la quantité d’envoi email par mois/trimestre environ et et la quantité d’emails présents dans la liste de diffusion.
• Etc.

Il n’est pas utile de préciser des technologies à cette étape, car bien souvent les technologies à la mode ne sont pas forcément adaptées à votre réel besoin. En revanche, détailler le fonctionnement de certaines fonctionnalités vont guider les chargées d’étude à mieux percevoir vos besoins, à proposer les technologies adaptées et à faire une estimation plus juste.

Si vous souhaitez absolument utiliser une technologie (ex: un moteur de recherche SolR), dites-le explicitement et justifiez son besoin.

Côté contenus, si vous souhaitez que l’agence s’occupe de leur reprise, précisez : 

• Si c’est un import manuel ou automatique
  • Si c’est automatique :
    • Le CMS sur lequel se trouve le contenu au moment de la rédaction
    • S’il faut reprendre tous les contenus du site ou seulement quelques parties
  • Si c’est manuel : la quantité de contenu à intégrer (une fourchette si vous ne pouvez donner un nombre précis)

Bon à savoir : un import automatique de contenus est souvent plus complexe et plus coûteux à mettre en place qu'un import manuel.

Si vous avez besoin d’un accompagnement pour la rédaction d’une charte éditoriale, une formation en rédaction web ou en stratégie SEO, mentionnez-le.

C’est aussi dans cette partie du cahier des charges que vous annoncez les différents rôles que le site devra avoir (administrateur/webmaster/contributeur back-office et les utilisateurs d’un espace connectés). 
Détaillez ce que chaque rôle va pouvoir faire et ne pas faire sur le site quand ils sont connectés.

Rédigez les modalités d’exécution 

Cette partie un peu plus administrative comprend : 

• Les modalités de collaboration (réunions, échanges, outils de suivi)
• Les engagements du prestataire (confidentialité, disponibilité, réactivité)
• Les modalités de validation (recette, retours, corrections)
• Les modalités de la mise en ligne (hébergement, infogérance, etc.)
• Les maintenances (préventive, corrective, évolutive ou devis) post mise en ligne et post période de garantie
• La propriété intellectuelle (droits sur le code, les contenus, les visuels)
• Les normes RGPD et sécurité des données

Lister les ressources nécessaires (à disposition et à mobiliser)

Clarifiez les rôles internes et externes de chacun en définissant les tâches à accomplir tout en tenant compte des contraintes projets. 
Si vous travaillez déjà avec une agence spécialisée SEO ou que vous êtes accompagnée par une agence d’audit d’accessibilité, c’est ici qu’il faut le mentionner.

Précisez également les livrables attendus et les formations souhaitées. Comme par exemple : réceptionner un guide d’usage du back-office accompagné d’une formation à l’utilisation du site internet.

Annoncer le délai attendu et le budget souhaité

Si vous avez un impératif de date de mise en ligne (par exemple avant la période pré-électorale) ou un budget à ne pas dépasser, mentionnez-le clairement. 
Ceci-dit, veillez à ce que le budget alloué soit réaliste et corresponde avec vos besoins fonctionnels cités plus haut : si vous avez un budget limité, faites attention à ne pas faire une liste au Père Noël gourmande.

Les conditions générales

Il est judicieux d’intégrer les conditions générales directement dans le CCTP ou de les annexer, surtout si vous n’avez pas de CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales). Cela permet de sécuriser juridiquement le projet et d’éviter les malentendus.

Un cahier des charges ou CCTP bien rédigé : 

• Sert de base de travail
• Réduit les risques de litiges
• Facilite la compréhension entre les acteurs
• Garantit la qualité et la conformité des ouvrages

Besoin d’aide pour rédiger un cahier des charges d’un site internet ? 

Advency peut vous accompagner dans la rédaction de ce document contractuel grâce à notre expertise dans la création et la refonte de site internet et à l’animation d’ateliers UX/UI auprès de nos clients.